Une rupture ne se voit pas venir quand on ne regarde que la quantité restante. Elle se voit venir quand on a fixé, à l'avance, le moment où il faut recommander.
Ce qu'une rupture coûte vraiment
La vente manquée est la partie visible, et la moins grave. Le vrai coût est ailleurs : le client qui traverse la rue, trouve le produit chez le voisin, et découvre que le voisin fait aussi bien l'affaire. Vous n'avez pas perdu une vente, vous avez perdu les suivantes.
S'ajoute le réapprovisionnement en urgence, qui se paie toujours plus cher : petite quantité, transport non groupé, parfois un autre fournisseur.
La règle des deux délais
Un seuil d'alerte se calcule avec deux nombres que vous connaissez déjà.
- Ce que vous vendez par jour. Prenez un mois normal et divisez. Si vous vendez 60 cartons dans le mois, comptez 2 par jour.
- Le temps de livraison de votre fournisseur. Pas celui qu'il annonce : celui qu'il met réellement, en comptant les mauvaises semaines.
Le seuil, c'est le produit des deux, plus une réserve :
> ventes par jour × jours de livraison × 1,5
Pour 2 cartons par jour et un fournisseur qui met 6 jours : 2 × 6 = 12, et avec la réserve, un seuil autour de 18 cartons.
La réserve n'est pas de la prudence excessive. Elle absorbe la semaine où vous vendez plus que d'habitude, et celle où le fournisseur a du retard — deux choses qui arrivent souvent ensemble.
Un seuil par produit, pas un seuil pour tous
Fixer le même seuil partout est la manière la plus rapide de rendre les alertes inutiles. Un produit qui part en trois jours et un produit qui met deux mois n'ont rien à voir.
Trois cas à traiter à part :
- Ce qui vient de loin. Un produit importé avec trois semaines de délai a besoin d'un seuil élevé, même s'il se vend peu.
- Ce qui ne se garde pas. Sur des produits frais, un seuil trop haut fait jeter. Mieux vaut un seuil bas et une commande fréquente.
- Ce dont vous ne pouvez pas manquer. Le produit qui fait venir les clients dans la boutique mérite une réserve plus large que le calcul, même si cela immobilise un peu d'argent.
Ajuster après la saison
Un seuil n'est pas gravé. Les ventes changent avec la rentrée, les fêtes, la saison des pluies. Regardez vos seuils deux ou trois fois par an, en particulier après une période où vous avez été en rupture : c'est le meilleur moment pour savoir de combien vous étiez loin du compte.
Un seuil ne sert que si la quantité en stock est juste. S'il vous alerte sur des chiffres que personne n'a vérifiés depuis six mois, il vous alertera au mauvais moment : commencez par faire l'inventaire.