Un inventaire sert à une seule chose : remettre le compte du système en face de ce qu'il y a vraiment sur l'étagère. Tant que vous ne l'avez pas fait, vous travaillez sur des chiffres que personne n'a vérifiés.
Pourquoi compter, même quand on croit savoir
Un écart s'installe toujours, même dans une boutique bien tenue. Une casse non déclarée, un carton reçu et non enregistré, deux produits qui se ressemblent et qu'on confond, un article offert un jour de fête. Pris un par un, ce sont des détails. Accumulés sur six mois, ils font la différence entre un stock qui vous sert et un stock que vous ne croyez plus.
Le comptage ne cherche pas un coupable. Il remet les compteurs droit.
Choisir son moment, et son entrepôt
Comptez quand la boutique est calme : tôt le matin, ou après la fermeture. Une quantité comptée pendant que les clients servent eux-mêmes est fausse avant d'être enregistrée.
Dites toujours dans quel entrepôt vous comptez. Si vous avez une boutique et un dépôt, une correction sans lieu précis va s'appliquer au mauvais endroit, et vous aurez déplacé le problème au lieu de le régler.
Compter rayon par rayon, pas produit par produit
La tentation est de prendre la liste des produits et de chercher chacun dans la boutique. C'est le plus long et le plus fatigant.
Faites l'inverse : prenez une étagère, comptez tout ce qui s'y trouve, passez à la suivante. Vous vous déplacez une fois au lieu de cent, et vous voyez au passage ce qui traîne au fond depuis des mois.
Ce qu'un écart veut dire
Une fois le comptage enregistré, regardez les écarts avant de les oublier.
- Il y a moins que prévu. Une sortie n'a pas été notée : casse, péremption, consommation personnelle, ou vol. Un écart qui revient toujours sur le même produit mérite qu'on s'y arrête.
- Il y a plus que prévu. C'est presque toujours une réception non enregistrée, ou une vente notée deux fois.
- Le compte est à zéro. Zéro est une réponse comme une autre. Un produit épuisé doit être déclaré à zéro, pas laissé avec son ancienne quantité : sinon le système continue de croire qu'il vous en reste, et ne vous alertera jamais.
À quelle fréquence recommencer
Il n'y a pas de règle unique, mais deux repères utiles :
- Les produits qui tournent vite ou qui valent cher méritent un comptage fréquent — une fois par mois, parfois plus. Ce sont eux qui font votre chiffre, et un écart s'y creuse vite.
- Le reste peut attendre un comptage général, deux à quatre fois par an.
Ce comptage tournant vaut mieux qu'un grand inventaire annuel qui prend deux jours et qu'on repousse. Compter une étagère chaque semaine est plus facile à tenir, et l'écart n'a jamais le temps de devenir gros.
Après le comptage
Un inventaire à jour rend deux chiffres enfin fiables : ce que vaut votre stock, et lesquels de vos produits dorment. Les deux se lisent dans combien vaut mon stock et savoir quels produits rapportent.