Le réseau coupe. C'est un fait avec lequel on travaille, pas un incident dont on s'étonne. La seule question qui compte est : que devient la vente pendant ce temps-là ?
Ce qui se passe d'habitude quand ça coupe
Trois réponses courantes, toutes mauvaises.
On arrête de vendre. Personne ne fait cela : le client est devant vous, il paie. On vend.
On note sur un papier. La vente est faite, l'argent est pris, et il faudra tout ressaisir plus tard. En pratique, on ressaisit le soir, de mémoire, et il manque toujours quelques tickets. Le stock, lui, n'a jamais bougé.
On saisit deux fois. Une fois sur le papier, une fois dans le système au retour du réseau. C'est le double travail, avec le risque d'enregistrer deux fois la même vente.
Vendre hors ligne, sans rien perdre
Un encaissement n'a pas besoin d'internet pour être enregistré. L'appareil garde la vente, décrémente le stock localement, et vous rend la monnaie exacte comme d'habitude.
Ce qui change pendant la coupure :
- la vente est enregistrée sur l'appareil, définitivement ;
- le stock affiché est celui que l'appareil connaît ;
- un autre poste, ailleurs, ne verra pas encore cette vente.
Ce qui ne change pas : vous vendez normalement, et vous n'écrivez rien sur un papier.
Ce qui remonte au retour du réseau
Dès que la connexion revient, les ventes en attente partent d'elles-mêmes. Vous n'avez rien à déclencher.
Deux points à connaître :
L'ordre est conservé. Les ventes remontent dans l'ordre où elles ont été faites, pas dans l'ordre où le réseau les a laissées passer.
Un règlement Mobile Money est un cas à part. Le paiement lui-même a besoin du réseau pour être confirmé par l'opérateur. Hors ligne, vous pouvez enregistrer la vente et son mode de règlement, mais la confirmation, elle, attendra le retour de la connexion. Vérifiez-la quand le réseau est revenu : un paiement annoncé mais jamais abouti est de l'argent que vous croyez avoir reçu. Le même piège existe sur les remboursements de crédit — voir vendre à crédit sans perdre le fil.
Ouvrir et fermer sa caisse proprement
La coupure de réseau n'excuse pas de sauter ces deux gestes ; ils sont d'autant plus utiles qu'il y a eu du hors-ligne dans la journée.
À l'ouverture, déclarez le fond de caisse : la somme réellement dans le tiroir avant la première vente. Sans lui, l'écart du soir ne veut rien dire.
À la fermeture, comptez l'argent du tiroir et comparez avec ce que la caisse annonce. Un écart de quelques pièces est ordinaire. Un écart régulier, toujours dans le même sens, dit quelque chose : rendu de monnaie approximatif, vente non enregistrée, ou prélèvement non déclaré.
Faites la fermeture une fois le réseau revenu si vous le pouvez : vous comparerez alors avec l'ensemble des ventes, y compris celles qui viennent de remonter.
Une caisse par personne
Quand plusieurs personnes encaissent, chacune ouvre sa propre caisse. C'est la seule manière de savoir, en fin de journée, d'où vient un écart. Une caisse partagée entre trois personnes donne un écart global que personne ne peut expliquer, et que tout le monde attribue à quelqu'un d'autre.