Tant qu'il n'y a qu'un lieu, une quantité suffit. Le jour où vous ouvrez un dépôt, une seconde boutique, ou même une simple réserve à l'arrière, ce chiffre unique commence à mentir.
Le jour où un seul compteur ne suffit plus
Vous avez 40 cartons. Le système le dit, et c'est vrai : il y en a 40 en tout. Mais 35 sont au dépôt et 5 en boutique.
Un client en demande 12. Le système dit oui. La boutique dit non. Ni l'un ni l'autre ne s'est trompé — c'est la question qui était mal posée, parce qu'elle ne précisait pas où.
Ce mensonge par addition coûte de trois façons : des ventes refusées alors que la marchandise existe, des commandes passées pour des produits déjà en réserve, et des allers-retours au dépôt qu'on aurait pu grouper.
Déclarer ses entrepôts
Un entrepôt, ici, n'est pas forcément un hangar. C'est tout endroit où de la marchandise se trouve et d'où elle peut sortir :
- la boutique elle-même ;
- la réserve à l'arrière, si vous y gardez du volume ;
- le dépôt, même partagé ;
- une seconde boutique.
Ne multipliez pas les lieux pour le plaisir. Chaque entrepôt déclaré est un endroit qu'il faudra compter séparément. Créez-en un quand la marchandise y séjourne vraiment, pas quand elle ne fait qu'y passer une heure.
Transférer sans faire disparaître
Un transfert n'est pas une sortie : la marchandise ne quitte pas votre commerce, elle change de place. Deux erreurs fréquentes :
Sortir d'un côté sans entrer de l'autre. La marchandise disparaît du système. Vous la retrouverez au comptage suivant, sous forme d'un écart positif inexplicable.
Ne rien enregistrer du tout. Les deux entrepôts affichent des chiffres faux, dans deux directions opposées. C'est le cas le plus difficile à démêler, parce que le total général, lui, reste juste — rien ne signale l'erreur.
Enregistrez le transfert au moment du départ, avec l'origine et la destination. Si le trajet dure — un dépôt à l'autre bout de la ville — c'est encore plus important : pendant ce temps, quelqu'un cherchera peut-être ces cartons.
Compter dans le bon entrepôt
C'est la conséquence la plus concrète, et l'erreur la plus coûteuse.
Un comptage déclare une quantité absolue : ce qu'il y a, ici, maintenant. Si vous comptez les 5 cartons de la boutique mais que la correction s'applique au dépôt, vous venez de remplacer 35 par 5. Trente cartons viennent de disparaître de vos chiffres, et rien ne vous préviendra.
Avant chaque comptage, vérifiez donc deux choses : l'entrepôt sur lequel vous travaillez, et le fait que vous comptez bien tout ce qui s'y trouve. Le reste de la méthode est dans faire l'inventaire de sa boutique.
Et les livraisons
Quand la marchandise part directement du dépôt chez le client, la sortie doit être enregistrée sur le dépôt, pas sur la boutique. Sinon la boutique se vide dans les chiffres pendant que ses étagères restent pleines. Voir suivre ses livraisons.