Un stock bien tenu répond à trois questions, à n'importe quel moment de la journée : qu'est-ce que j'ai, qu'est-ce qui va me manquer, et combien tout cela vaut. Un cahier répond mal à la première et pas du tout aux deux autres.
Voici les trois gestes qui suffisent. Ils sont simples. Ce qui est difficile, c'est de les tenir tous les jours.
Noter ce qui entre
Chaque fois que de la marchandise arrive, elle s'enregistre : le produit, la quantité, et le prix d'achat.
Le prix d'achat est la partie qu'on saute le plus souvent, et c'est celle qui coûte le plus cher à négliger. Sans lui, vous ne pourrez jamais calculer votre marge ni savoir combien vaut votre stock. Notez-le au moment de la réception, quand la facture du fournisseur est encore sous les yeux — pas le soir, de mémoire.
Si vous achetez le même produit à deux prix différents selon le fournisseur ou la saison, notez le prix réellement payé à chaque réception. C'est ce qui vous permettra de voir, plus tard, que votre marge s'est réduite sans que vous ayez changé votre prix de vente.
Noter ce qui sort
Une vente fait sortir de la marchandise. Mais ce n'est pas la seule chose qui en fait sortir.
Sort aussi du stock :
- ce qui casse ou s'abîme
- ce qui se périme
- ce que vous prenez pour vous ou pour la maison
- ce que vous offrez à un client fidèle
- ce qui disparaît sans explication
Ces sorties-là ne rapportent rien, et c'est exactement pour cela qu'il faut les noter. Un stock où seules les ventes sont enregistrées finit toujours par annoncer des quantités que personne ne retrouve sur l'étagère. Vous croyez avoir vingt cartons, vous en avez quatorze, et vous ne le découvrez que le jour où un client en demande dix-huit.
Vérifier que le compte tombe juste
C'est le geste que le cahier ne fait pas.
Compter, ce n'est pas ajouter ni retirer : c'est déclarer ce qu'il y a réellement, maintenant, sur l'étagère. La quantité comptée remplace celle du système. Si l'écart est grand, il vous dit quelque chose — une sortie oubliée, une casse non déclarée, une erreur de réception, ou un problème plus sérieux.
La méthode complète est ici : faire l'inventaire de sa boutique.
Les trois erreurs qui faussent tout
Noter le soir. Entre la vente et le moment où vous vous asseyez, il y a eu trente clients. Ce qui n'est pas enregistré sur le moment est enregistré de mémoire, donc faux. Enregistrez au comptoir.
Ne compter que les ventes. Voir la liste des sorties plus haut. Une boutique qui ne déclare que ses ventes accumule un écart qui grandit chaque mois.
Un seul compteur pour deux endroits. Si vous avez un dépôt et une boutique, le même produit existe à deux endroits avec deux quantités. Les additionner fait croire à un stock qui n'est pas là où vous le cherchez. C'est expliqué dans gérer deux boutiques ou un dépôt.
Et la rupture ?
Les trois gestes ci-dessus vous disent ce que vous avez. Ils ne vous disent pas ce qui va vous manquer la semaine prochaine — sauf si vous fixez un seuil d'alerte par produit. C'est un chiffre simple à poser, et c'est ce qui transforme un stock bien tenu en stock qui vous prévient : le seuil d'alerte.